남은 재료부터 세면 다음 발주가 달라집니다
발주 마감 시간이 다가오면 지난번 주문서를 그대로 보내기 쉽습니다. 그런데 냉장고에는 아직 재료가 남아 있고, 이미 주문한 물량도 내일 도착합니다. 어제 잘 팔렸다는 기억만으로 같은 양을 더 시키면, 이번 주에 쓸 양보다 먼저 재고가 쌓일 수 있습니다.
카페·반찬가게·작은 음식점이라면 오늘은 자주 쓰는 재료 한 품목만 골라보세요. 쓸 수 있는 재고를 세고, 다음 입고까지 필요한 양을 계산한 뒤, 보관 공간과 주문 조건을 확인하는 순서로 발주안을 만들어봅니다. 아래 수량과 계산은 방법을 설명하기 위한 가상 예시이며, 업종별 표준 발주량이나 품절·폐기 감소를 보장하는 공식이 아닙니다.
먼저, 상자 수를 실제 사용할 양으로 바꿉니다
재료를 ‘두 상자’라고 적으면 반쯤 쓴 상자와 새 상자를 구분하기 어렵습니다. 매장에서 실제로 꺼내 쓰는 단위인 팩·개·kg 가운데 하나를 정하고, 개봉분까지 같은 단위로 셉니다. 주문 단위와 사용 단위가 다르면 ‘한 상자에 몇 팩인지’도 옆에 적어둡니다.
다음은 전부 쓸 수 있는 재고인지 확인할 차례입니다. 사용하려는 날짜까지 보관·사용 조건을 충족하는 양과, 상태나 보관 이력이 불확실한 양을 구분합니다. 단체 주문에 이미 배정한 재료는 일반 판매에 쓸 수 있는 재고에서 빼거나, 그 단체 주문의 소요량을 예상 사용량에 따로 더하세요. 두 방식 중 하나로 맞춰야 같은 물량을 이중 계산하지 않습니다.
식품은 포장에 적힌 날짜만 보고 사용 가능하다고 판단하지 않습니다. 식품의약품안전처의 소비기한 설명도 표시된 보관방법 준수를 전제로 합니다. 개봉·소분하거나 보관 조건이 달라진 재료에 포장 상태의 기한을 그대로 적용하지 말고, 제조사의 사용 안내와 매장에 적용되는 위생 기준을 확인하세요. 이 글의 재고 계산은 식품 안전성을 판정하는 방법이 아닙니다.
기록은 길 필요가 없습니다. ‘품목 / 확인 시각 / 사용 가능한 양 / 별도 배정량 / 입고 예정량과 도착일’이면 계산을 시작할 수 있습니다. 직원이 교대하더라도 마지막 확인 시각이 보이게 남겨두세요.
그다음, 이번 주문으로 버틸 기간을 잡습니다
‘사흘치’라고 쓰기 전에 이번 주문이 언제 도착하고, 그다음 물량은 언제 받을 수 있는지 확인합니다. 오늘 주문해도 내일 오후에 도착한다면 내일 오전 영업은 현재 재고로 버텨야 합니다. 전체 수량이 맞더라도 도착 전 재고가 먼저 떨어질 수 있으므로 날짜별 잔량도 따로 봅니다.
계산을 단순하게 보려면 지금부터 그다음 입고 직전까지의 예상 사용량 + 남겨둘 여유량 − 현재 사용 가능한 재고 − 그 기간에 사용할 수 있게 도착하는 기존 주문량을 구해봅니다. 예약분은 예상 사용량에 포함했는지 확인하고, 이번에 새로 주문할 양을 기존 주문량에 또 넣지 않습니다. 계산 결과가 음수라면 음수만큼 반품한다는 뜻이 아니라 추가 발주가 필요한지 다시 살펴보는 출발점입니다.
가령 해당 기간에 우유 30팩을 쓸 것으로 예상하고, 끝에 3팩을 남겨두려 한다고 가정해보겠습니다. 현재 사용 가능한 재고는 8팩, 이미 주문해 제때 들어올 물량은 4팩입니다. 추가 발주안은 30 + 3 − 8 − 4 = 21팩입니다. 여기서 30팩은 확정 예약에 필요한 양까지 포함한 가정이고, 모든 물량은 필요한 날짜에 사용 조건을 충족한다고 가정했습니다. 여유 3팩 역시 권장 기준이 아니라 예시일 뿐입니다.
예상 사용량은 매출액을 그대로 바꾸어 넣지 않습니다. 판매 수량과 메뉴별 재료 사용량을 보고, 직원 사용·시식·폐기처럼 판매 외에 나간 양도 구분해 살펴보세요. 비슷한 요일의 기록을 출발점으로 삼되, 단체 예약·휴무·행사·날씨 때문에 평소와 다른 날은 이유를 따로 적습니다. 근거 없는 ‘행사니까 두 배’ 대신 확정 주문과 아직 불확실한 예상 수요를 나누는 편이 판단하기 쉽습니다.
마지막으로, 묶음 단위와 냉장고 자리를 확인합니다
계산에서 21팩이 나와도 거래처가 12팩 단위로만 받는다면 바로 주문 수량이 되지는 않습니다. 24팩으로 올렸을 때 남을 양을 사용할 수 있는지, 보관 공간이 충분한지, 소량 주문이나 분할 납품이 가능한지를 확인합니다. 최소 주문금액을 맞추려고 필요하지 않은 재료를 끼워 넣는다면 배송비를 아낀 금액과 추가로 묶이는 돈을 함께 비교해야 합니다.
농산물은 거래처 견적을 확인할 때 aT KAMIS의 품목별 가격 정보를 참고할 수 있습니다. 다만 조사된 소매가격을 우리 매장의 납품 단가와 같은 값으로 취급하지는 마세요. 품목·등급·단위·조사일과 거래 조건이 다를 수 있습니다. 가격이 내려갔다는 이유만으로 보관 가능한 양보다 더 사는 판단도 별개입니다.
보낼 때는 이렇게 짧게 확인할 수 있습니다. ‘○○재료 24팩 발주 요청드립니다. 납품 가능일과 도착 예정 시간, 최종 금액을 확인 부탁드립니다. 대체 품목은 출고 전에 먼저 연락 주세요.’ 이 문장은 거래처와 협의하기 위한 예시입니다. 보냈다는 사실과 거래처가 수량·납기를 확정한 사실을 구분해 기록하세요.
다음 입고 때에는 주문한 양과 실제 받은 양, 사용하고 남은 양을 비교합니다. 많이 남았다면 예상 판매가 적중하지 않았는지, 묶음 단위 때문에 늘렸는지, 이미 주문한 물량을 빠뜨렸는지부터 찾습니다. 다음번에 무조건 적게 주문하는 대신 틀린 항목 하나를 고치는 것이 이번 기록의 목적입니다.
전화·문자 주문을 받고 결제까지 연결하는 매장이라면 텔레페이의 결제 내역을 주문 확인 자료와 함께 대조하는 방법도 검토할 수 있습니다. 다만 결제금액이 곧 재료 사용량은 아니며, 재고 수량이나 발주량이 자동 계산된다고 가정해서는 안 됩니다. 오늘은 한 품목만, 같은 시각에 세고 같은 단위로 기록해보세요. 다음 발주 때 비교할 기준부터 만드는 것입니다.
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